Moeten staat in de stal

“We moeten mee he!”, fluisterde een enthousiaste bedrijfsleider in mijn oor na de kickoff meeting van hun nieuwe bedrijfsapplicatie. We horen die uitspraak wel vaker:  “We moeten mee met de digitale vooruitgang”. Dat is een waarheid als een koe. De digitale wereld gaat steeds sneller vooruit, maar dat moet niet de drijfveer zijn om te gaan innoveren in je bedrijf. “Moeten (kleine kalfjes) staan in de stal” zei mijn oma altijd, waarmee ze bedoelde dat achter alles wat je doet een gegronde reden moet zitten.

Het enige wat vooruit “moet” is je onderneming zelf

Het enige wat vooruit “moet” is je onderneming zelf.  Technologie mag daarin geen ‘doel’ zijn maar een middel. Sta even stil en denk na wat je doet, waar je heen wil en wat de uitdagingen zijn om dat te bereiken. Volgens ons moet digitalisatie dat proces ondersteunen.

IT moet je helpen om je bedrijf een stap vooruit te zetten, te groeien, zich te specialiseren of gewoon “beter” te worden dan het gisteren was. Toch krijgen we vaak ondernemers die (licht pochend) zeggen “IT? Daar ken ik allemaal niks van”, terwijl ze zelfzeker lachen over hun eigen onwetendheid.

Daar is niets mis mee. Je moet als ondernemer zeker geen digitaal expert zijn, net zoals je geen boekhoudkundig genie hoeft te zijn. Maar zowel fiscaliteit als IT zijn essentieel zijn om je onderneming te doen draaien. Je mag tenminste een idee hebben wat je ermee kan DOEN.

Stel jezelf (en je personeel) daarom niet de vraag ‘hoe’ technologie kan helpen maar ‘waarom’

Stel jezelf (en je personeel) daarom niet de vraag ‘hoe’ technologie kan helpen maar ‘waarom’. Soms heb je het gevoel dat iedereen een webshop heeft, dus jij ‘moet’ dan ook maar mee. Maar IS dat wel zo? Helpt het je bedrijf te groeien, of kosten te besparen? Als het antwoord ‘neen’ is, hoef je niet op die digitale trein te springen. De technologie volgt (of versnelt) de evolutie van je bedrijf en niet andersom.

“Moeten” staat in de stal en IT is geen doel maar een middel

“Moeten” staat in de stal en IT is geen doel maar een middel. Denk daar aan voor je een dure digitale investering doet. Kijk in eigen boezem en stel je de vraag: Hoe kan het beter, sneller, efficiënter en kies DAN pas de digitale schroevendraaier die je ermee kan helpen.

Heb je vragen over hoe je technologie voor jouw bedrijf kunt laten werken? Iemand nodig die kritisch kijkt naar wat er digitaal mogelijk is voor je bedrijf? Geef ons een seintje want daar zijn we goed in.

Levensreddende handvaten voor een geslaagd IT Project

Iedereen wil verandering, maar niemand wil veranderen. Dat staat wel ergens gedrukt op een tegeltje tegen de muur van een IT-manager, die de wanhoop nabij is. Het is een waarheid als een koe, zeker als je kijkt naar de weerstand en de frustratie die binnen een organisatie opborrelt wanneer de IT afdeling aan de knoppen gaat draaien om een nieuwe softwareversie uit te rollen, of klaar staat met een nieuwe versie van Office of Windows. Naast de technische uitdaging moet er ook nog een berg weerstand overwonnen worden voor een migratie of transitie echt “geslaagd” is.

Wij geven je alvast wat tips waardoor je gebruikers achteraf iets minder lijken op een meute uit de Franse Revolutie die klaarstaat hun IT manager op de Guillotine te sleuren. Allons-Y !

Begin bij de gebruiker

Een succesvolle IT migratie (of het nu naar een nieuwe werkplek of de volgende versie van het ERP pakket is) begint niet in de boardroom. Lang voordat u het technisch plan van een Office 365 migratie begint uit te zetten in een kosten/baten analyse, moet u eerst te rade gaan bij … de gebruikers.  Net zoals Felix Baumgartner checkt of hij een parachute bij heeft voor hij springt, moet jij vooraf langslopen op de werkvloer. Observeer (liefst een beetje discreet) hoe ze momenteel werken met de software/hardware die je gaat vervangen of aanpassen. Misschien vallen er een paar dingen op waarvan je zegt “hmm, dat kan beter/sneller/makkelijker”. En soms zitten die dingen zelfs niet in scope van je project. Stap vervolgens (met open vizier en een ‘open mind’) op je gebruikers af en vraag wat er, volgens hen, beter kan. Hun inzichten, die stammen uit de dagelijkse praktijk, kunnen wel een beetje aanvoelen als kritiek, maar zijn de belangrijkste constructieve basis requirements voor het komend project. Zet je IT-pet even af en bekijk de wereld vanuit het oogpunt van diegenen die de gevolgen van je “verandering” aan de lijve zullen ondergaan. Want een succesvolle migratie eindigt niet op de werkvloer, ze begint er.

Een kwestie van organisch groeien

Wanneer ik de term “Bing-Bang uitrol” hoor, moet ik altijd denken aan de gigantische explosie die heel het universum geschapen heeft. Klopt ook, maar de Big Bang was nu niet echt subtiel. Het heeft al die uit elkaar spattende atomen best wel een paar miljard jaar gekost om te bekomen van dat geweld. Bespaar uw gebruikers die digitale cultuurschok en kies voor een geleidelijke uitrol. Blunder “nummero uno” is het nieuwe softwarepakket enkel uit te testen binnen de IT afdeling. Wanneer de Big-Bang-Theory kijkende geeks, met vooruitgeschoven onderlip en omhooggestoken duimen het “all clear” geven rolt u heel de handel uit naar het gepeupel. Big mistake !

Kies eerst een aantal” influencers” op de vloer, die voor jou de vlag kunnen dragen van dat nieuwe speeltje. Deze “cool kids” (of juist de oude rotten) hebben binnen de gebruikersorganisatie aardig wat invloed. Ze staan open voor verandering en kunnen, (mits zorgvuldige begeleiding), de ambassadeurs worden van jouw project. Geef hen het nieuwe speeltje en laat de rest van de organisatie rustig “snuffelen”. Wanneer andere gebruikers aan je mouw komen trekken met de vraag wanneer “Zij het nieuwe spul nu ook es krijgen”, hebt u vrije baan voor de verdere uitrol. Kies voor die eerste uitrol voor een vrijwillig piloot programma om extra steun te winnen bij de users. Pas daarna is het tijd voor de grote knal.

Ga niet plenair met de billen bloot

Een ander voordeel van een geleidelijke uitrol is dat je op tijd de methode, de documentatie of de training kan bijsturen wanneer je merkt dat de ‘praktijk’ toch niet overeenkomt met die mooie tekening die je op het whiteboard gemaakt hebt. Je krijgt zo de kans om dingen aan te passen gaat in het ergste geval slechts voor een STUKJE van de organisatie met de billen bloot. Alle beetjes helpen! Blijkt ondertussen dat heel het traject een superslecht idee was, dan kan je vroeg genoeg aan de handrem trekken en heel de handel desnoods terugrollen, hopelijk voordat het IT budget er helemaal doorgeblazen is.

Let op voor Captain Caveman aan boord van de USS Enterprise

Als Henry Ford aan de mensen had gevraagd wat ze wilden, hadden ze geantwoord : “Snellere paarden”. Het is een treffend voorbeeld hoe mensen soms moeilijk buiten hun eigen concepten kunnen denken. Toch vraagt de samenleving ons om meer en sneller te innoveren en dingen helemaal anders te doen. We moeten vooruit maar we willen ook dat het allemaal hetzelfde blijft. Hoe pak je dat aan ? Hou bij het uitrollen van je project daarom niet alleen rekening met processen en infrastructuur, maar vooral met de bedrijfscultuur. Wat is de mentaliteit op de vloer ? Werk je voor een hippe startup waar ze morgen geen punt maken om Scrumm sessies met Pokeballs te combineren, of zit je in een iets conservatievere hut ? De kans zit er dik in dat het optie twee is, dus is subtiliteit je beste vriend. Breng veranderingen op een geleidelijke manier binnen in de organisatie, met respect voor de bedrijfscultuur. Alhoewel een digitale innovatie (op papier) handenvol tijd zou moeten besparen, kan een te grote “cultuurschok” nefast zijn voor de productiviteit. Geef Captain Caveman dus even de tijd om te wennen aan al die knoppen van het nieuwe ruimteschip.

Eindig met het hoe, maar begin met het waarom

Een goeie digitale innovatie begint met het communiceren van het “WAAROM”. Vertel je gebruikers (voor je begint) WAAROM het nu allemaal anders moet. Wees open en eerlijk: Wat brengt het op voor het bedrijf, en waar gaan ze hinder van ondervinden. Net als de directie dien je ook je gebruikers te overtuigen van de zin van het verhaal. Pas als je hun commitment hebt ingekocht, kan je een berg weerstand wegnemen. Meestal is “de handleiding” iets dat op de laatste dag van de uitrol on-ceremonieel op het bureau van de gebruiker neergekwakt wordt met de non-verbale boodschap: “Bekijk het maar”. Althans zo voelt het aan van zijn kant. Documentatie is iets dat de gebruiker krijgt als geheugensteuntje, nadat het project hem of haar voorzien heeft van een degelijke opleiding en een betrokken nazorg. Ook hier kan je je influencers weer gebruiken als “steunpunten” op de vloer door het “Train de trainer” principe toe te passen.

Bedank je gebruikers

“Hoe bedoelt u ?” Hoor ik u roepen. Uw IT afdeling heeft net heel de nacht liggen zwoegen en de gebruiker krijgt een bedankje ? Helemaal goed. Onthou:  IT is een ondersteunend proces en ons werk mag niet gezien worden. De wegenwerker staat ook niet om 4 uur in de ochtend aan uw deur te kloppen ‘of hij wat appreciatie kan krijgen voor dat mooie fluisterasfalt dat hij vannacht heeft aangelegd’. Het is aan de IT afdeling om na een migratie de gebruikers te bedanken voor hun geduld en begrip. Een klein koekje of een piepkleine attentie op de werkplek kan wonderen doen om het scherpe randje van die eerste “helpdesk calls” weg te nemen. Een klein beetje dankbaarheid koopt soms een berg begrip.

Dus ontleer wat u geleerd heeft (alzo sprak Yoda) en begin bij de eindgebruiker, teken de plannen op de werkvloer en laat de users uw belangrijkste projectleden worden. Begin met het waarom, eindig met het hoe en doe een koekje bij de koffie ! Success.  Heeft u hulp of advies nodig met IT project of veranderingsmanagement ? Brain Rangers helpt met raad en daad, neem gerust even contact met ons op of bezoek onze website voor een overzicht van onze lezingen en workshops.

Broodje digitaal: 6 richtlijnen om ICT succesvol in te zetten

Het leek een beetje een verhaal uit een Monty Python sketch, althans, voor een over-gedigitaliseerde nerd als ik, maar het is niets minder dan de waarheid: een vriendin had vorig weekend last van een hongertje en kreeg trek in iets lekkers uit de plaatselijke populaire broodjesbar.  Zuchtend keek ze al op tegen de lange rij waaraan ze op het middaguur met knorrende buik moest aansluiten. Stel dat ze nu eens online kon bestellen? Een paar muisklikken later vond ze het prachtige online bestelformulier van de broodjesbar.

“Het spijt ons mevrouw, die hebben wij nog niet behandeld. De bazin zet de computer altijd aan en vandaag komt die pas om 2 uur in de namiddag”.

Type broodje, beleg, sausje, specials… alles was met een muisklik te selecteren. Hoera! Nadat ze haar bestelling had verzonden trok ze moedig richting de gastronomische hotspot waar ze haar zinnen op had gezet. Ze stapte ze zelfzeker richting de toonbank (terwijl ze nog even minachtend keek naar de lange rij van aanschuivende digibete-mede-klanten) en vroeg watertandend of haar ‘online bestelling’ klaar was.

Het antwoord van de medewerkster achter de toonbank was ontnuchterend: “Het spijt ons mevrouw, die hebben wij nog niet behandeld. De bazin zet de computer altijd aan en vandaag komt die pas om 2 uur in de namiddag”.

Fictie? Kafka? verborgen camera? Helaas: het is een typisch voorbeeld hoe het belang van ICT en digitalisering totaal gemist kan worden binnen een bedrijf. Hou daarom deze 6 richtlijnen in het achterhoofd wanneer je gaat digitaliseren.

1. Koop in wat je echt nodig hebt

Kijk eerst heel goed naar wat je doet binnen je bedrijf. Welke dingen nemen veel tijd in beslag? Waar zou je door te digitaliseren de dingen kunnen versnellen of vereenvoudigen? Neem de antwoorden op deze vragen als leidraad voor je volgende ICT-investering. Je moet niet het nieuwste hebben omdat het “nieuw” is… je moet hebben wat je nodig hebt.

2. Laat je onafhankelijk adviseren

De verkoper van HP of Dell zal uiteraard zeggen dat zijn toestellen de perfecte (en enige) oplossing bieden voor hetgeen je wil bereiken. Maar hij/zij heeft dan ook een agenda… Verkopen. Neem vooraf  je offertes even door met een onafhankelijke consultant om het allemaal even te toetsen tegen hetgeen je echt nodig hebt. Een uurtje consultancy kan vele euro’s in een investering besparen.

3. Denk ook aan overmorgen

Denk niet alleen aan hoe je bedrijf er vandaag uitziet, maar denk ook aan overmorgen. Hoe zou ICT je in de toekomst kunnen helpen wanneer je gaat groeien? Meerdere vestigingen, meer personeel, nieuwe bedrijfstakken. Is je ICT oplossing ook schaalbaar?

4. ICT kan ook het voortouw nemen

Alhoewel de basis rol van ICT ligt in ondersteuning van de bedrijfsprocessen, zien we meer en meer dat ze ook gaat leiden. Digitale tools geven bedrijven opeens meer mogelijkheden, nieuwe klanten, nieuwe markten en nieuwe manieren om dingen te doen. Het blijft hier echter belangrijk om het verschil te zien tussen het volgen van voorbijgaande trends en het maken van duurzame strategische beslissingen.

5. ICT is geen ‘extraatje

Of het nu om een online bestelportal gaat of een Sharepoint-omgeving voor 2000 mensen: ICT is geen “extraatje” dat je inkoopt om “mee te lopen met de rest”. De kracht van het gebruik van ICT ligt niet in het feit of je nu de nieuwste of hipste oplossingen hebt, maar in hoeverre die oplossing ook rendeert. Dat rendement hangt af van hoe die ICT oplossing effectief ingezet wordt. Online bestellen is zinloos als niemand het nodig vind om de computer aan te zetten.

6. Neem je E-services ernstig

Een webshop die niet up to date is, een bestel portal die niet gecontroleerd wordt, een klant die aan de telefoon niet geholpen kan worden omdat “het systeem traag is”… Het zijn dingen die vandaag de dag niet meer door de beugel kunnen. Wanneer u de stap zet om te digitaliseren is het gebruiken van die digitale processen even belangrijk als het optrekken van uw winkel rolluik. De klant van vandaag is gewend aan services van bedrijven als BOL.COM, Amazon en Zalando. Het “niet ernstig nemen” van uw eigen E-service oplossingen is voor hen onvergeeflijk.

Inzetten van digitale technologie is geen extraatje. Het moet een wezenlijk onderdeel zijn van de visie en de strategie van je bedrijf.

Inzetten van digitale technologie is geen extraatje. Het moet een wezenlijk onderdeel zijn van de visie en de strategie van je bedrijf. Wie zijn we? Wat doen we? Waar willen we heen en hoe gaan we daar geraken? Dat zijn de basisvragen die het ontwerp, de inzet en het belang van ICT oplossingen bepalen. Deze antwoorden gaan gebruiken in het kiezen  (en inzetten) van een digitale oplossing is essentieel voor haar rendement.

Veel geld tegen een online bestelportal aangooien maar nalaten om de computer aan te zetten is een pijnlijk voorbeeld van hoe het mis kan gaan. Mijn vriendin is dan maar braafjes in de rij gaan staan en heeft haar bestelling nogmaals “mondeling” moeten doorgeven. Zelf had ik gekozen voor een broodje ‘Digitaal’ met in het midden een dikke lap visie, een strategiesausje en wat “opleiding” als beleg. Maar ik denk niet dat je dit broodje kan bestellen bij onze broodjeszaak, zelfs niet online.