Als de brandweer voor de deur staat: het digitale calamiteitenplan

Het stond vanmorgen in de krant: “Computer mogelijke oorzaak van bedrijfsbrand in Kolmen”. Het Alkense bedrijf zal een moeilijke week tegemoet gaan als we de krant mogen geloven. De inboedel van de kantoren ligt zwartgeblakerd op het gazon. Hier en daar herkennen we een bureaustoel, wat papierwerk en een half gesmolten laptop. Het kan u ook overkomen en de vraag is dan: Hoe gaat u het de volgende werkdag aanpakken?

Als u nog moet nadenken over ‘wat nu’ wanneer de blauwe zwaailichten de straat verlichten, dan bent u te laat.

In de IT-branche noemen we het “disaster recovery” De kunst om bij een calamiteit als deze zo snel mogelijk uw digitale bedrijfsprocessen te herstarten. Uw kantoorruimte brandt uit, stort in of staat te dobberen in het water. Al uw IT-infrastructuur is verloren. Hoe begint u opnieuw?

1. Maak een plan

Als u nog moet nadenken over ‘wat nu’ wanneer de blauwe zwaailichten de straat verlichten, dan bent u te laat. Maak daarom vooraf een plan wat u gaat doen als uw bedrijfspand verloren is en waarheen u gaat uitwijken.

Op IT vlak wil dit zeggen: schets een gedetailleerd beeld van uw bestaande infrastructuur, applicaties en processen. Vervolgens werkt u voor ieder onderdeel uit hoe u in ‘van nul af aan’ kunt herbeginnen.

2. Stel de data veilig

Natuurlijk maakt u dagelijks of wekelijks een backup van al uw gegevens, maar waar ligt die backup? Stonden ze misschien in de kast van de nasmeulende serverruimte? Succes dan! Zorg dat uw backups steeds offsite bewaard worden. Dat kan eenvoudig door de backups (op tape of disk) elke dag mee te nemen naar huis. U kan ze ook in ‘real time’ spiegelen. Met 2 servers (ééntje in uw bedrijf, de andere op een 2e locatie) die hun data over het internet synchroniseren, hebt u altijd een recente versie ‘offsite’ klaar staan.

Werkt u met een cloud oplossing? Dan staan de gegevens waarschijnlijk al veilig in de cloud en kan u van ‘overal’ waar u een internet verbinding hebt terug opstarten.

U wil op zo een moment niet liggen zoeken achter dvd’s en serienummers

3. Zorg voor uw applicaties

Prima, de data zijn veilig, maar hoe zit het met uw applicaties? U gaat ook deze op (nieuwe) pc’s moeten installeren. Stel daarom de installatie media (cd’s etc), licentiesleutels en support gegevens, veilig op een andere locatie. U wil op zo een moment niet liggen zoeken achter dvd’s en serienummers om vervolgens een week te moeten wachten voordat de technieker het komt installeren.

4. Waar zijn de machines?

Die hoop gesmolten computers in uw bedrijf, die moeten natuurlijk ook snel vervangen worden. Spreek daarom met uw Hardware leverancier af welke machines u nodig hebt en hoe snel hij gelijkaardige machines kan aanleveren. Bewaar desnoods een paar van uw oude computers op een andere locatie om toch al ‘iets’ achter hand te hebben. Werkt u met laptops? Neem ze dan ’s avonds altijd mee naar huis zodat u ze bij een calamiteit steeds bij de hand hebt.

Zorg dat, bij het vaststellen van een ‘uitwijklocatie’ ook beschikt over de nodige connectiviteit.

5. Verbindingen

U hebt uw data, uw software en de machines om mee te werken, maar bent u verbonden? Zorg dat, bij het vaststellen van een ‘uitwijklocatie’ ook beschikt over de nodige connectiviteit. Dit geld zowel voor dataverbindingen als voor telefonie. Neem contact op met uw provider met de vraag of zij uw telefonie verkeer ook kunnen doorschakelen naar uw uitwijklocatie.

6. Maak goede afspraken

Neem vooraf contact op met uw IT-leveranciers en maak heldere afspraken over wat u van hen kunt verwachten als het echt fout gaat. Hoe snel zijn ze ter plaatse, hoe vlug kunt u de nodige hardware/software/verbindingen verwachten. Zorg dat deze afspraken duidelijk op papier staan. “Zo snel mogelijk” klinkt mooi in een offerte maar vraag objectieve termen zoals x uren en dagen bij het afspreken van interventie tijden.

We hopen natuurlijk dat u uw ‘calamiteits plan’ nooit moet gebruiken, maar dat wil daarom niet zeggen dat u het niet moet opstellen. IT-infrastructuur maakt een steeds groter wordend deel uit van de manier waarop bedrijven hun ding doen. Tijd is geld en hoe te sneller u ‘digitaal’ weer op de been bent, hoe beter.

Hebt u vragen rond dit onderwerp of bent u op zoek naar onafhankelijk advies bij het opstellen van uw digitaal calamiteitenplan? Neem dan gerust contact met ons op.