Weg met de IT Afdeling !

“De IT-afdeling”. Je kent ze wel, die ietwat stoffige jongens in de kelder (naast dat lawaaierige serverhok).

Ze hebben een beetje lak aan de dresscode van je bedrijf, verschansen zich tussen de ingewanden van gesloopte pc’s en brabbelen een techno-taaltje waar de rest van het personeel geen hol van snapt. Soms denk ik nog wel es dagdromend terug aan die tijd (en soms heb ik er ook nog nachtmerries over) maar vandaag de dag is het toch wel helemaal anders.

De IT-afdeling staat dichter bij de business dan ooit.

De IT-afdeling staat dichter bij de business dan ooit. Stoffige kelders zijn vervangen door open landschapskantoren (we laten in het midden of dat een vooruitgang is) en de digitale wizzkids zijn met veel meer bezig dan enkel het schoonblazen van stoffige pc kasten of het rondsjouwen met backup tapes.

Vandaag de dag zijn ze, direct of indirect, betrokken in vrijwel alle activiteiten van het bedrijf. Van toegangscontrole tot business intelligence, van de digitaal aangestuurde zonnewering tot de smartwatch van de directeur. Je kan in het bedrijf geen dansje meer doen zonder op een bepaald moment op IT terug te vallen.

Maar het is dat woord “De IT-afdeling” waar ik zo een beetje jeuk van begin te krijgen.

Maar het is dat woord “De IT-afdeling” waar ik zo een beetje jeuk van begin te krijgen. Terwijl het domein van je informaticacowboys zich vroeger beperkte tot verregaande vormen van kantoorautomatisatie, is hun werkgebied de laatste jaren veel groter geworden dan dat.

Marketing en communicatie? Daar heb je IT voor nodig. Werving en selectie van de juiste profielen? IT voor nodig. Optimalisatie van je productieprocessen door slim te gaan “meten”? IT voor nodig. Er zijn weinig afdelingen binnen het bedrijf waar digitalisatie geen kernaspect meer is van de activiteiten. (Buiten misschien de kar van Berta de poetsvrouw). Wil je weten hoe diep het zit? Trek de stekker van je netwerk maar eens uit, je komt het zo te weten.

digitalisatie is niet langer een ondersteunend, maar een richtinggevend proces geworden.

Als IT de laatste deur is waar je, na een triomfantelijke “innovatieronde” in je bedrijf, aanklopt om te gaan implementeren, dan haal je niet het volle potentieel uit je organisatie. Leuk dat je nog een IT-afdeling hebt om qua kennis en kunde op terug te vallen als je wat gaat uitrollen, maar eigenlijk zou je ze er al van het begin moeten bijhebben. Want digitalisatie is niet langer een ondersteunend, maar een richtinggevend proces geworden.

Ik voel het aan mijn theewater…

Ik voel het aan mijn theewater als ik in bedrijven kom, waar ze het volledige potentieel van hun IT-afdeling niet gebruiken. Met de opmars van de Cloud, werkplekvirtualisatie en bring-your-own device ziet de IT afdeling hun eigen overbodigheid als een donkere wolk aan de hemel opdagen.

Af en toe gaat zo een IT-afdeling dan (in kader van zelfbehoud) op de rem staan. Ze houden toch een mailserver “on premise”. Vinden bring-your-own-device is toch niet zo een goed idee … Zeggen dat de cloud niet betrouwbaar is. Er zijn tal van redenen waarmee de IT-afdeling de business kan overtuigen dat ze nog “nodig” zijn. Maar daar knelt nu net het schoentje.

Kunnen jullie heel dat infrastructuur verhaal een beetje afslanken? Want we hebben jullie voor belangrijkere dingen nodig.

Wanner je bedrijf het volle potentieel uit de ICT-afdeling wil halen zou je eigenlijk moeten zeggen: Kunnen jullie heel dat infrastructuur verhaal een beetje afslanken? Want we hebben jullie voor belangrijkere dingen nodig. Wanneer je hun digitale expertise echt voluit gaat gebruiken aan de “voorkant” van je innovatieproces, hoeven zij zich ook geen zorgen meer te maken over heel die stoffige hardware en software.

Ga nu morgen niet heel je IT afdeling ontmantelen. Je hebt heus nog een computer-cowboy nodig als Piet in het magazijn zijn laserprinter naar de Filistijnen schopt, maar het potentieel van je IT-departement ligt in het verschil dat ze kunnen maken binnen alle processen in je bedrijf. Hoe sneller en strakker je ze erbij betrekt, hoe meer verschil ze kunnen maken.

digitale expertise in lijn gebracht met de permanente innovatie van je bedrijf

Misschien IS er binnen een paar jaar wel geen IT afdeling meer en heb je al je digitale expertise in lijn gebracht met de permanente innovatie van je bedrijf.

Dan heb je ook weer heel die ruimte in de kelder vrij. Die kan je dan weer gebruiken als lounge-hok waar je personeel kan brainstormen tijdens een ping-pong-partijtje. En als je DIE briljante ideeën weer gaat uitwerken, zitten de IT jongens vast wel aan tafel.

Ook hulp nodig om jouw bedrijf “Bottom-UP” te gaan digitaliseren en het maximum te halen uit jouw IT afdeling, geef ons even een seintje: info@brainrangers.be

Moeten staat in de stal

“We moeten mee he!”, fluisterde een enthousiaste bedrijfsleider in mijn oor na de kickoff meeting van hun nieuwe bedrijfsapplicatie. We horen die uitspraak wel vaker:  “We moeten mee met de digitale vooruitgang”. Dat is een waarheid als een koe. De digitale wereld gaat steeds sneller vooruit, maar dat moet niet de drijfveer zijn om te gaan innoveren in je bedrijf. “Moeten (kleine kalfjes) staan in de stal” zei mijn oma altijd, waarmee ze bedoelde dat achter alles wat je doet een gegronde reden moet zitten.

Het enige wat vooruit “moet” is je onderneming zelf

Het enige wat vooruit “moet” is je onderneming zelf.  Technologie mag daarin geen ‘doel’ zijn maar een middel. Sta even stil en denk na wat je doet, waar je heen wil en wat de uitdagingen zijn om dat te bereiken. Volgens ons moet digitalisatie dat proces ondersteunen.

IT moet je helpen om je bedrijf een stap vooruit te zetten, te groeien, zich te specialiseren of gewoon “beter” te worden dan het gisteren was. Toch krijgen we vaak ondernemers die (licht pochend) zeggen “IT? Daar ken ik allemaal niks van”, terwijl ze zelfzeker lachen over hun eigen onwetendheid.

Daar is niets mis mee. Je moet als ondernemer zeker geen digitaal expert zijn, net zoals je geen boekhoudkundig genie hoeft te zijn. Maar zowel fiscaliteit als IT zijn essentieel zijn om je onderneming te doen draaien. Je mag tenminste een idee hebben wat je ermee kan DOEN.

Stel jezelf (en je personeel) daarom niet de vraag ‘hoe’ technologie kan helpen maar ‘waarom’

Stel jezelf (en je personeel) daarom niet de vraag ‘hoe’ technologie kan helpen maar ‘waarom’. Soms heb je het gevoel dat iedereen een webshop heeft, dus jij ‘moet’ dan ook maar mee. Maar IS dat wel zo? Helpt het je bedrijf te groeien, of kosten te besparen? Als het antwoord ‘neen’ is, hoef je niet op die digitale trein te springen. De technologie volgt (of versnelt) de evolutie van je bedrijf en niet andersom.

“Moeten” staat in de stal en IT is geen doel maar een middel

“Moeten” staat in de stal en IT is geen doel maar een middel. Denk daar aan voor je een dure digitale investering doet. Kijk in eigen boezem en stel je de vraag: Hoe kan het beter, sneller, efficiënter en kies DAN pas de digitale schroevendraaier die je ermee kan helpen.

Heb je vragen over hoe je technologie voor jouw bedrijf kunt laten werken? Iemand nodig die kritisch kijkt naar wat er digitaal mogelijk is voor je bedrijf? Geef ons een seintje want daar zijn we goed in.

Levensreddende handvaten voor een geslaagd IT Project

Iedereen wil verandering, maar niemand wil veranderen. Dat staat wel ergens gedrukt op een tegeltje tegen de muur van een IT-manager, die de wanhoop nabij is. Het is een waarheid als een koe, zeker als je kijkt naar de weerstand en de frustratie die binnen een organisatie opborrelt wanneer de IT afdeling aan de knoppen gaat draaien om een nieuwe softwareversie uit te rollen, of klaar staat met een nieuwe versie van Office of Windows. Naast de technische uitdaging moet er ook nog een berg weerstand overwonnen worden voor een migratie of transitie echt “geslaagd” is.

Wij geven je alvast wat tips waardoor je gebruikers achteraf iets minder lijken op een meute uit de Franse Revolutie die klaarstaat hun IT manager op de Guillotine te sleuren. Allons-Y !

Begin bij de gebruiker

Een succesvolle IT migratie (of het nu naar een nieuwe werkplek of de volgende versie van het ERP pakket is) begint niet in de boardroom. Lang voordat u het technisch plan van een Office 365 migratie begint uit te zetten in een kosten/baten analyse, moet u eerst te rade gaan bij … de gebruikers.  Net zoals Felix Baumgartner checkt of hij een parachute bij heeft voor hij springt, moet jij vooraf langslopen op de werkvloer. Observeer (liefst een beetje discreet) hoe ze momenteel werken met de software/hardware die je gaat vervangen of aanpassen. Misschien vallen er een paar dingen op waarvan je zegt “hmm, dat kan beter/sneller/makkelijker”. En soms zitten die dingen zelfs niet in scope van je project. Stap vervolgens (met open vizier en een ‘open mind’) op je gebruikers af en vraag wat er, volgens hen, beter kan. Hun inzichten, die stammen uit de dagelijkse praktijk, kunnen wel een beetje aanvoelen als kritiek, maar zijn de belangrijkste constructieve basis requirements voor het komend project. Zet je IT-pet even af en bekijk de wereld vanuit het oogpunt van diegenen die de gevolgen van je “verandering” aan de lijve zullen ondergaan. Want een succesvolle migratie eindigt niet op de werkvloer, ze begint er.

Een kwestie van organisch groeien

Wanneer ik de term “Bing-Bang uitrol” hoor, moet ik altijd denken aan de gigantische explosie die heel het universum geschapen heeft. Klopt ook, maar de Big Bang was nu niet echt subtiel. Het heeft al die uit elkaar spattende atomen best wel een paar miljard jaar gekost om te bekomen van dat geweld. Bespaar uw gebruikers die digitale cultuurschok en kies voor een geleidelijke uitrol. Blunder “nummero uno” is het nieuwe softwarepakket enkel uit te testen binnen de IT afdeling. Wanneer de Big-Bang-Theory kijkende geeks, met vooruitgeschoven onderlip en omhooggestoken duimen het “all clear” geven rolt u heel de handel uit naar het gepeupel. Big mistake !

Kies eerst een aantal” influencers” op de vloer, die voor jou de vlag kunnen dragen van dat nieuwe speeltje. Deze “cool kids” (of juist de oude rotten) hebben binnen de gebruikersorganisatie aardig wat invloed. Ze staan open voor verandering en kunnen, (mits zorgvuldige begeleiding), de ambassadeurs worden van jouw project. Geef hen het nieuwe speeltje en laat de rest van de organisatie rustig “snuffelen”. Wanneer andere gebruikers aan je mouw komen trekken met de vraag wanneer “Zij het nieuwe spul nu ook es krijgen”, hebt u vrije baan voor de verdere uitrol. Kies voor die eerste uitrol voor een vrijwillig piloot programma om extra steun te winnen bij de users. Pas daarna is het tijd voor de grote knal.

Ga niet plenair met de billen bloot

Een ander voordeel van een geleidelijke uitrol is dat je op tijd de methode, de documentatie of de training kan bijsturen wanneer je merkt dat de ‘praktijk’ toch niet overeenkomt met die mooie tekening die je op het whiteboard gemaakt hebt. Je krijgt zo de kans om dingen aan te passen gaat in het ergste geval slechts voor een STUKJE van de organisatie met de billen bloot. Alle beetjes helpen! Blijkt ondertussen dat heel het traject een superslecht idee was, dan kan je vroeg genoeg aan de handrem trekken en heel de handel desnoods terugrollen, hopelijk voordat het IT budget er helemaal doorgeblazen is.

Let op voor Captain Caveman aan boord van de USS Enterprise

Als Henry Ford aan de mensen had gevraagd wat ze wilden, hadden ze geantwoord : “Snellere paarden”. Het is een treffend voorbeeld hoe mensen soms moeilijk buiten hun eigen concepten kunnen denken. Toch vraagt de samenleving ons om meer en sneller te innoveren en dingen helemaal anders te doen. We moeten vooruit maar we willen ook dat het allemaal hetzelfde blijft. Hoe pak je dat aan ? Hou bij het uitrollen van je project daarom niet alleen rekening met processen en infrastructuur, maar vooral met de bedrijfscultuur. Wat is de mentaliteit op de vloer ? Werk je voor een hippe startup waar ze morgen geen punt maken om Scrumm sessies met Pokeballs te combineren, of zit je in een iets conservatievere hut ? De kans zit er dik in dat het optie twee is, dus is subtiliteit je beste vriend. Breng veranderingen op een geleidelijke manier binnen in de organisatie, met respect voor de bedrijfscultuur. Alhoewel een digitale innovatie (op papier) handenvol tijd zou moeten besparen, kan een te grote “cultuurschok” nefast zijn voor de productiviteit. Geef Captain Caveman dus even de tijd om te wennen aan al die knoppen van het nieuwe ruimteschip.

Eindig met het hoe, maar begin met het waarom

Een goeie digitale innovatie begint met het communiceren van het “WAAROM”. Vertel je gebruikers (voor je begint) WAAROM het nu allemaal anders moet. Wees open en eerlijk: Wat brengt het op voor het bedrijf, en waar gaan ze hinder van ondervinden. Net als de directie dien je ook je gebruikers te overtuigen van de zin van het verhaal. Pas als je hun commitment hebt ingekocht, kan je een berg weerstand wegnemen. Meestal is “de handleiding” iets dat op de laatste dag van de uitrol on-ceremonieel op het bureau van de gebruiker neergekwakt wordt met de non-verbale boodschap: “Bekijk het maar”. Althans zo voelt het aan van zijn kant. Documentatie is iets dat de gebruiker krijgt als geheugensteuntje, nadat het project hem of haar voorzien heeft van een degelijke opleiding en een betrokken nazorg. Ook hier kan je je influencers weer gebruiken als “steunpunten” op de vloer door het “Train de trainer” principe toe te passen.

Bedank je gebruikers

“Hoe bedoelt u ?” Hoor ik u roepen. Uw IT afdeling heeft net heel de nacht liggen zwoegen en de gebruiker krijgt een bedankje ? Helemaal goed. Onthou:  IT is een ondersteunend proces en ons werk mag niet gezien worden. De wegenwerker staat ook niet om 4 uur in de ochtend aan uw deur te kloppen ‘of hij wat appreciatie kan krijgen voor dat mooie fluisterasfalt dat hij vannacht heeft aangelegd’. Het is aan de IT afdeling om na een migratie de gebruikers te bedanken voor hun geduld en begrip. Een klein koekje of een piepkleine attentie op de werkplek kan wonderen doen om het scherpe randje van die eerste “helpdesk calls” weg te nemen. Een klein beetje dankbaarheid koopt soms een berg begrip.

Dus ontleer wat u geleerd heeft (alzo sprak Yoda) en begin bij de eindgebruiker, teken de plannen op de werkvloer en laat de users uw belangrijkste projectleden worden. Begin met het waarom, eindig met het hoe en doe een koekje bij de koffie ! Success.  Heeft u hulp of advies nodig met IT project of veranderingsmanagement ? Brain Rangers helpt met raad en daad, neem gerust even contact met ons op of bezoek onze website voor een overzicht van onze lezingen en workshops.

Vijf goede IT voornemens voor iedere onderneming in 2016

Laat ons even beginnen met u en uw onderneming alle goeds te wensen voor 2016. Waarschijnlijk barst u van de plannen voor het tweeduizend en zestiende ritje rond de zon sinds het begin van onze jaartelling. Goeie voornemens horen daar natuurlijk ook bij. Naast “Niet meer zo veel eten en drinken” zitten er hoogstwaarschijnlijk een paar “zakelijke” voornemens tussen. Wij hebben er nog vijf genoteerd die men op de nieuwjaarsbrief van iedere bedrijfsleider zou moeten terugvinden.

Check uw backups

Natuurlijk maakt u toch backups van uw belangrijkste bedrijfsgegevens! Maar stel dat er ergens iets fout gaat en dat, ondanks uw ijverige backup-policy, alle data verloren zou gaan? Het kan zomaar gebeuren, want slechts 1 op 20 bedrijven controleren op regelmatige basis of de backups die ze maken ook nog effectief werken. Wanneer was de laatste keer dat u zo een restore-test deed? Voor veel bedrijven komt dat punt er pas wanneer er echt iets fout loopt en men vaststelt dat alle backups onbruikbaar of ‘corrupt’ zijn. Een goed voornemen is om minstens een keer per kwartaal te testen of uw backups nog ok zijn. U kan dit eenvoudig testen door een gedeelte van de opgeslagen bestanden “terug te zetten”, om te kijken of alle gegevens nog wel bruikbaar zijn.

De snelste manier om te besparen is de telecomfactuur eens grondig na te kijken.

Draai uw telecomfactuur eens ondersteboven

Een paar maanden terug kwam ik bij een bedrijf dat in hun garage een bel had geplaatst. Telkens als de telefoon ging op het bureel, rinkelde die bel vrolijk mee. Bij het nazicht van hun telecomfactuur bleek dat ze die bel (een goedkoop ding van hooguit 5 Euro) al 20 jaar huurden via Belgacom, aan een kost van 3 Euro per maand. Absurd! De snelste manier om te besparen is de telecomfactuur eens grondig na te kijken.
Weet u exact waar alle diensten en producten op de factuur voor dienen? Zijn alle nummer(s) op de factuur nog wel in gebruik? Hebt u ECHT al die speciale antwoord-apparaat of call-forwarding functies wel nodig? Wie zijn de “grootverbruikers” van “Voice en data” verkeer onder uw werknemers en hoe kan u hierop besparen?

Ook hier moet er regelmatig een update gebeuren om zeker van te zijn dat uw website niet gekaapt wordt door hackers om virussen te verspreiden aan uw bezoekers.

Laat uw website eens updaten

Laten we hopen dat de tekst op uw website niet meer dezelfde is dan die van 2010 toen uw site voor de eerste keer live ging. Om uw website boeiend te houden voor uw bezoekers is “verse content” een must. Misschien is 2016 wel het jaar dat u kan beginnen met een blog? Zo kan u “storytelling” gaan gebruiken om uw klanten en prospecten te informeren en te engageren. Maar hoe zit het met de ‘achterkant’ van uw website? Hiermee bedoelen we de broncode en de webserver waar uw site op draait. Ook hier moet er regelmatig een update gebeuren om zeker van te zijn dat uw website niet gekaapt wordt door hackers om virussen te verspreiden aan uw bezoekers. Geef uw webmaster eens een belletje dit jaar en vraag hem/haar eens of alles nog “up to date” is.

Raap alle licenties eens bij elkaar

Weet u nog precies voor welk stuk software u welke licentie heeft? Office pakketten, Operating systems, Antivirus pakketten of dure grafische programma’s: de licenties voor heel die handel kosten aardig wat geld. Wanneer hebt u ze nog eens overlopen om te kijken of u nog met alles in regel bent. Meer dan eens komen we in een bedrijfsomgeving licenties tegen voor Office pakketten die eigenlijk bedoeld zijn als een studentenlicentie. Goedkoop kan duur-koop zijn als bij een controle blijkt dat u niet in regel bent. Andersom is ook mogelijk. Misschien betaalt u wel teveel voor hetgeen u gebruikt. Zoek dit jaar alle software-dozen en licentiedocumenten eens bij elkaar om te kijken of alles nog wel klopt.

Enkel zo kan IT voor U werken, terwijl u zich toelegt op wat ECHT belangrijk is.

Ga IT strategisch gebruiken

Maar het belangrijkste voornemen moet toch wel zijn: Laat IT voor u werken in plaats van andersom. Stel uzelf dit jaar de vraag: Waar wil ik heen? Plan ik een overname? Ga ik uitbreiden? Wil ik kosten besparen of ga ik een hele nieuwe bedrijfstak aanboren? Vraag u dan ook meteen af hoe IT u hiermee kan helpen. Laat in 2016 uw digi-stress varen en stop met achter digitale trends aan te lopen. Neem het heft terug in eigen handen en richt uw IT omgeving in naar de noden van uw bedrijf (en niet andersom). Enkel zo kan IT voor u werken, terwijl u zich toelegt op wat ECHT belangrijk is.

Vanuit Brain Rangers wensen we u allen een voorspoedig en succesvol jaar. Zoals altijd staan wij gereed met raad en daad om uw digitale kopzorgen weg te nemen en uw bedrijfs- en IT-strategie op één lijn te brengen. Heeft u vragen over bovenstaande onderwerpen of wil u even kennismaken tijdens een vrijblijvende kop koffie? Geef ons gerust een seintje. Daar klinken we op.