Moeten staat in de stal

“We moeten mee he!”, fluisterde een enthousiaste bedrijfsleider in mijn oor na de kickoff meeting van hun nieuwe bedrijfsapplicatie. We horen die uitspraak wel vaker:  “We moeten mee met de digitale vooruitgang”. Dat is een waarheid als een koe. De digitale wereld gaat steeds sneller vooruit, maar dat moet niet de drijfveer zijn om te gaan innoveren in je bedrijf. “Moeten (kleine kalfjes) staan in de stal” zei mijn oma altijd, waarmee ze bedoelde dat achter alles wat je doet een gegronde reden moet zitten.

Het enige wat vooruit “moet” is je onderneming zelf

Het enige wat vooruit “moet” is je onderneming zelf.  Technologie mag daarin geen ‘doel’ zijn maar een middel. Sta even stil en denk na wat je doet, waar je heen wil en wat de uitdagingen zijn om dat te bereiken. Volgens ons moet digitalisatie dat proces ondersteunen.

IT moet je helpen om je bedrijf een stap vooruit te zetten, te groeien, zich te specialiseren of gewoon “beter” te worden dan het gisteren was. Toch krijgen we vaak ondernemers die (licht pochend) zeggen “IT? Daar ken ik allemaal niks van”, terwijl ze zelfzeker lachen over hun eigen onwetendheid.

Daar is niets mis mee. Je moet als ondernemer zeker geen digitaal expert zijn, net zoals je geen boekhoudkundig genie hoeft te zijn. Maar zowel fiscaliteit als IT zijn essentieel zijn om je onderneming te doen draaien. Je mag tenminste een idee hebben wat je ermee kan DOEN.

Stel jezelf (en je personeel) daarom niet de vraag ‘hoe’ technologie kan helpen maar ‘waarom’

Stel jezelf (en je personeel) daarom niet de vraag ‘hoe’ technologie kan helpen maar ‘waarom’. Soms heb je het gevoel dat iedereen een webshop heeft, dus jij ‘moet’ dan ook maar mee. Maar IS dat wel zo? Helpt het je bedrijf te groeien, of kosten te besparen? Als het antwoord ‘neen’ is, hoef je niet op die digitale trein te springen. De technologie volgt (of versnelt) de evolutie van je bedrijf en niet andersom.

“Moeten” staat in de stal en IT is geen doel maar een middel

“Moeten” staat in de stal en IT is geen doel maar een middel. Denk daar aan voor je een dure digitale investering doet. Kijk in eigen boezem en stel je de vraag: Hoe kan het beter, sneller, efficiënter en kies DAN pas de digitale schroevendraaier die je ermee kan helpen.

Heb je vragen over hoe je technologie voor jouw bedrijf kunt laten werken? Iemand nodig die kritisch kijkt naar wat er digitaal mogelijk is voor je bedrijf? Geef ons een seintje want daar zijn we goed in.

Vijf goede IT voornemens voor iedere onderneming in 2016

Laat ons even beginnen met u en uw onderneming alle goeds te wensen voor 2016. Waarschijnlijk barst u van de plannen voor het tweeduizend en zestiende ritje rond de zon sinds het begin van onze jaartelling. Goeie voornemens horen daar natuurlijk ook bij. Naast “Niet meer zo veel eten en drinken” zitten er hoogstwaarschijnlijk een paar “zakelijke” voornemens tussen. Wij hebben er nog vijf genoteerd die men op de nieuwjaarsbrief van iedere bedrijfsleider zou moeten terugvinden.

Check uw backups

Natuurlijk maakt u toch backups van uw belangrijkste bedrijfsgegevens! Maar stel dat er ergens iets fout gaat en dat, ondanks uw ijverige backup-policy, alle data verloren zou gaan? Het kan zomaar gebeuren, want slechts 1 op 20 bedrijven controleren op regelmatige basis of de backups die ze maken ook nog effectief werken. Wanneer was de laatste keer dat u zo een restore-test deed? Voor veel bedrijven komt dat punt er pas wanneer er echt iets fout loopt en men vaststelt dat alle backups onbruikbaar of ‘corrupt’ zijn. Een goed voornemen is om minstens een keer per kwartaal te testen of uw backups nog ok zijn. U kan dit eenvoudig testen door een gedeelte van de opgeslagen bestanden “terug te zetten”, om te kijken of alle gegevens nog wel bruikbaar zijn.

De snelste manier om te besparen is de telecomfactuur eens grondig na te kijken.

Draai uw telecomfactuur eens ondersteboven

Een paar maanden terug kwam ik bij een bedrijf dat in hun garage een bel had geplaatst. Telkens als de telefoon ging op het bureel, rinkelde die bel vrolijk mee. Bij het nazicht van hun telecomfactuur bleek dat ze die bel (een goedkoop ding van hooguit 5 Euro) al 20 jaar huurden via Belgacom, aan een kost van 3 Euro per maand. Absurd! De snelste manier om te besparen is de telecomfactuur eens grondig na te kijken.
Weet u exact waar alle diensten en producten op de factuur voor dienen? Zijn alle nummer(s) op de factuur nog wel in gebruik? Hebt u ECHT al die speciale antwoord-apparaat of call-forwarding functies wel nodig? Wie zijn de “grootverbruikers” van “Voice en data” verkeer onder uw werknemers en hoe kan u hierop besparen?

Ook hier moet er regelmatig een update gebeuren om zeker van te zijn dat uw website niet gekaapt wordt door hackers om virussen te verspreiden aan uw bezoekers.

Laat uw website eens updaten

Laten we hopen dat de tekst op uw website niet meer dezelfde is dan die van 2010 toen uw site voor de eerste keer live ging. Om uw website boeiend te houden voor uw bezoekers is “verse content” een must. Misschien is 2016 wel het jaar dat u kan beginnen met een blog? Zo kan u “storytelling” gaan gebruiken om uw klanten en prospecten te informeren en te engageren. Maar hoe zit het met de ‘achterkant’ van uw website? Hiermee bedoelen we de broncode en de webserver waar uw site op draait. Ook hier moet er regelmatig een update gebeuren om zeker van te zijn dat uw website niet gekaapt wordt door hackers om virussen te verspreiden aan uw bezoekers. Geef uw webmaster eens een belletje dit jaar en vraag hem/haar eens of alles nog “up to date” is.

Raap alle licenties eens bij elkaar

Weet u nog precies voor welk stuk software u welke licentie heeft? Office pakketten, Operating systems, Antivirus pakketten of dure grafische programma’s: de licenties voor heel die handel kosten aardig wat geld. Wanneer hebt u ze nog eens overlopen om te kijken of u nog met alles in regel bent. Meer dan eens komen we in een bedrijfsomgeving licenties tegen voor Office pakketten die eigenlijk bedoeld zijn als een studentenlicentie. Goedkoop kan duur-koop zijn als bij een controle blijkt dat u niet in regel bent. Andersom is ook mogelijk. Misschien betaalt u wel teveel voor hetgeen u gebruikt. Zoek dit jaar alle software-dozen en licentiedocumenten eens bij elkaar om te kijken of alles nog wel klopt.

Enkel zo kan IT voor U werken, terwijl u zich toelegt op wat ECHT belangrijk is.

Ga IT strategisch gebruiken

Maar het belangrijkste voornemen moet toch wel zijn: Laat IT voor u werken in plaats van andersom. Stel uzelf dit jaar de vraag: Waar wil ik heen? Plan ik een overname? Ga ik uitbreiden? Wil ik kosten besparen of ga ik een hele nieuwe bedrijfstak aanboren? Vraag u dan ook meteen af hoe IT u hiermee kan helpen. Laat in 2016 uw digi-stress varen en stop met achter digitale trends aan te lopen. Neem het heft terug in eigen handen en richt uw IT omgeving in naar de noden van uw bedrijf (en niet andersom). Enkel zo kan IT voor u werken, terwijl u zich toelegt op wat ECHT belangrijk is.

Vanuit Brain Rangers wensen we u allen een voorspoedig en succesvol jaar. Zoals altijd staan wij gereed met raad en daad om uw digitale kopzorgen weg te nemen en uw bedrijfs- en IT-strategie op één lijn te brengen. Heeft u vragen over bovenstaande onderwerpen of wil u even kennismaken tijdens een vrijblijvende kop koffie? Geef ons gerust een seintje. Daar klinken we op.

Als de brandweer voor de deur staat: het digitale calamiteitenplan

Het stond vanmorgen in de krant: “Computer mogelijke oorzaak van bedrijfsbrand in Kolmen”. Het Alkense bedrijf zal een moeilijke week tegemoet gaan als we de krant mogen geloven. De inboedel van de kantoren ligt zwartgeblakerd op het gazon. Hier en daar herkennen we een bureaustoel, wat papierwerk en een half gesmolten laptop. Het kan u ook overkomen en de vraag is dan: Hoe gaat u het de volgende werkdag aanpakken?

Als u nog moet nadenken over ‘wat nu’ wanneer de blauwe zwaailichten de straat verlichten, dan bent u te laat.

In de IT-branche noemen we het “disaster recovery” De kunst om bij een calamiteit als deze zo snel mogelijk uw digitale bedrijfsprocessen te herstarten. Uw kantoorruimte brandt uit, stort in of staat te dobberen in het water. Al uw IT-infrastructuur is verloren. Hoe begint u opnieuw?

1. Maak een plan

Als u nog moet nadenken over ‘wat nu’ wanneer de blauwe zwaailichten de straat verlichten, dan bent u te laat. Maak daarom vooraf een plan wat u gaat doen als uw bedrijfspand verloren is en waarheen u gaat uitwijken.

Op IT vlak wil dit zeggen: schets een gedetailleerd beeld van uw bestaande infrastructuur, applicaties en processen. Vervolgens werkt u voor ieder onderdeel uit hoe u in ‘van nul af aan’ kunt herbeginnen.

2. Stel de data veilig

Natuurlijk maakt u dagelijks of wekelijks een backup van al uw gegevens, maar waar ligt die backup? Stonden ze misschien in de kast van de nasmeulende serverruimte? Succes dan! Zorg dat uw backups steeds offsite bewaard worden. Dat kan eenvoudig door de backups (op tape of disk) elke dag mee te nemen naar huis. U kan ze ook in ‘real time’ spiegelen. Met 2 servers (ééntje in uw bedrijf, de andere op een 2e locatie) die hun data over het internet synchroniseren, hebt u altijd een recente versie ‘offsite’ klaar staan.

Werkt u met een cloud oplossing? Dan staan de gegevens waarschijnlijk al veilig in de cloud en kan u van ‘overal’ waar u een internet verbinding hebt terug opstarten.

U wil op zo een moment niet liggen zoeken achter dvd’s en serienummers

3. Zorg voor uw applicaties

Prima, de data zijn veilig, maar hoe zit het met uw applicaties? U gaat ook deze op (nieuwe) pc’s moeten installeren. Stel daarom de installatie media (cd’s etc), licentiesleutels en support gegevens, veilig op een andere locatie. U wil op zo een moment niet liggen zoeken achter dvd’s en serienummers om vervolgens een week te moeten wachten voordat de technieker het komt installeren.

4. Waar zijn de machines?

Die hoop gesmolten computers in uw bedrijf, die moeten natuurlijk ook snel vervangen worden. Spreek daarom met uw Hardware leverancier af welke machines u nodig hebt en hoe snel hij gelijkaardige machines kan aanleveren. Bewaar desnoods een paar van uw oude computers op een andere locatie om toch al ‘iets’ achter hand te hebben. Werkt u met laptops? Neem ze dan ’s avonds altijd mee naar huis zodat u ze bij een calamiteit steeds bij de hand hebt.

Zorg dat, bij het vaststellen van een ‘uitwijklocatie’ ook beschikt over de nodige connectiviteit.

5. Verbindingen

U hebt uw data, uw software en de machines om mee te werken, maar bent u verbonden? Zorg dat, bij het vaststellen van een ‘uitwijklocatie’ ook beschikt over de nodige connectiviteit. Dit geld zowel voor dataverbindingen als voor telefonie. Neem contact op met uw provider met de vraag of zij uw telefonie verkeer ook kunnen doorschakelen naar uw uitwijklocatie.

6. Maak goede afspraken

Neem vooraf contact op met uw IT-leveranciers en maak heldere afspraken over wat u van hen kunt verwachten als het echt fout gaat. Hoe snel zijn ze ter plaatse, hoe vlug kunt u de nodige hardware/software/verbindingen verwachten. Zorg dat deze afspraken duidelijk op papier staan. “Zo snel mogelijk” klinkt mooi in een offerte maar vraag objectieve termen zoals x uren en dagen bij het afspreken van interventie tijden.

We hopen natuurlijk dat u uw ‘calamiteits plan’ nooit moet gebruiken, maar dat wil daarom niet zeggen dat u het niet moet opstellen. IT-infrastructuur maakt een steeds groter wordend deel uit van de manier waarop bedrijven hun ding doen. Tijd is geld en hoe te sneller u ‘digitaal’ weer op de been bent, hoe beter.

Hebt u vragen rond dit onderwerp of bent u op zoek naar onafhankelijk advies bij het opstellen van uw digitaal calamiteitenplan? Neem dan gerust contact met ons op. 

Broodje digitaal: 6 richtlijnen om ICT succesvol in te zetten

Het leek een beetje een verhaal uit een Monty Python sketch, althans, voor een over-gedigitaliseerde nerd als ik, maar het is niets minder dan de waarheid: een vriendin had vorig weekend last van een hongertje en kreeg trek in iets lekkers uit de plaatselijke populaire broodjesbar.  Zuchtend keek ze al op tegen de lange rij waaraan ze op het middaguur met knorrende buik moest aansluiten. Stel dat ze nu eens online kon bestellen? Een paar muisklikken later vond ze het prachtige online bestelformulier van de broodjesbar.

“Het spijt ons mevrouw, die hebben wij nog niet behandeld. De bazin zet de computer altijd aan en vandaag komt die pas om 2 uur in de namiddag”.

Type broodje, beleg, sausje, specials… alles was met een muisklik te selecteren. Hoera! Nadat ze haar bestelling had verzonden trok ze moedig richting de gastronomische hotspot waar ze haar zinnen op had gezet. Ze stapte ze zelfzeker richting de toonbank (terwijl ze nog even minachtend keek naar de lange rij van aanschuivende digibete-mede-klanten) en vroeg watertandend of haar ‘online bestelling’ klaar was.

Het antwoord van de medewerkster achter de toonbank was ontnuchterend: “Het spijt ons mevrouw, die hebben wij nog niet behandeld. De bazin zet de computer altijd aan en vandaag komt die pas om 2 uur in de namiddag”.

Fictie? Kafka? verborgen camera? Helaas: het is een typisch voorbeeld hoe het belang van ICT en digitalisering totaal gemist kan worden binnen een bedrijf. Hou daarom deze 6 richtlijnen in het achterhoofd wanneer je gaat digitaliseren.

1. Koop in wat je echt nodig hebt

Kijk eerst heel goed naar wat je doet binnen je bedrijf. Welke dingen nemen veel tijd in beslag? Waar zou je door te digitaliseren de dingen kunnen versnellen of vereenvoudigen? Neem de antwoorden op deze vragen als leidraad voor je volgende ICT-investering. Je moet niet het nieuwste hebben omdat het “nieuw” is… je moet hebben wat je nodig hebt.

2. Laat je onafhankelijk adviseren

De verkoper van HP of Dell zal uiteraard zeggen dat zijn toestellen de perfecte (en enige) oplossing bieden voor hetgeen je wil bereiken. Maar hij/zij heeft dan ook een agenda… Verkopen. Neem vooraf  je offertes even door met een onafhankelijke consultant om het allemaal even te toetsen tegen hetgeen je echt nodig hebt. Een uurtje consultancy kan vele euro’s in een investering besparen.

3. Denk ook aan overmorgen

Denk niet alleen aan hoe je bedrijf er vandaag uitziet, maar denk ook aan overmorgen. Hoe zou ICT je in de toekomst kunnen helpen wanneer je gaat groeien? Meerdere vestigingen, meer personeel, nieuwe bedrijfstakken. Is je ICT oplossing ook schaalbaar?

4. ICT kan ook het voortouw nemen

Alhoewel de basis rol van ICT ligt in ondersteuning van de bedrijfsprocessen, zien we meer en meer dat ze ook gaat leiden. Digitale tools geven bedrijven opeens meer mogelijkheden, nieuwe klanten, nieuwe markten en nieuwe manieren om dingen te doen. Het blijft hier echter belangrijk om het verschil te zien tussen het volgen van voorbijgaande trends en het maken van duurzame strategische beslissingen.

5. ICT is geen ‘extraatje

Of het nu om een online bestelportal gaat of een Sharepoint-omgeving voor 2000 mensen: ICT is geen “extraatje” dat je inkoopt om “mee te lopen met de rest”. De kracht van het gebruik van ICT ligt niet in het feit of je nu de nieuwste of hipste oplossingen hebt, maar in hoeverre die oplossing ook rendeert. Dat rendement hangt af van hoe die ICT oplossing effectief ingezet wordt. Online bestellen is zinloos als niemand het nodig vind om de computer aan te zetten.

6. Neem je E-services ernstig

Een webshop die niet up to date is, een bestel portal die niet gecontroleerd wordt, een klant die aan de telefoon niet geholpen kan worden omdat “het systeem traag is”… Het zijn dingen die vandaag de dag niet meer door de beugel kunnen. Wanneer u de stap zet om te digitaliseren is het gebruiken van die digitale processen even belangrijk als het optrekken van uw winkel rolluik. De klant van vandaag is gewend aan services van bedrijven als BOL.COM, Amazon en Zalando. Het “niet ernstig nemen” van uw eigen E-service oplossingen is voor hen onvergeeflijk.

Inzetten van digitale technologie is geen extraatje. Het moet een wezenlijk onderdeel zijn van de visie en de strategie van je bedrijf.

Inzetten van digitale technologie is geen extraatje. Het moet een wezenlijk onderdeel zijn van de visie en de strategie van je bedrijf. Wie zijn we? Wat doen we? Waar willen we heen en hoe gaan we daar geraken? Dat zijn de basisvragen die het ontwerp, de inzet en het belang van ICT oplossingen bepalen. Deze antwoorden gaan gebruiken in het kiezen  (en inzetten) van een digitale oplossing is essentieel voor haar rendement.

Veel geld tegen een online bestelportal aangooien maar nalaten om de computer aan te zetten is een pijnlijk voorbeeld van hoe het mis kan gaan. Mijn vriendin is dan maar braafjes in de rij gaan staan en heeft haar bestelling nogmaals “mondeling” moeten doorgeven. Zelf had ik gekozen voor een broodje ‘Digitaal’ met in het midden een dikke lap visie, een strategiesausje en wat “opleiding” als beleg. Maar ik denk niet dat je dit broodje kan bestellen bij onze broodjeszaak, zelfs niet online.