Groetjes uit de cloud: 6 lessen uit een cloudmigratie

De cloud! Iedereen heeft het er over. Vlotte IT jongens dwepen al maanden met hun “cloud based solutions” als het wondermiddel tegen elk IT probleem. Financiële controllers staan met fonkeloogjes voor uw kantoor en terwijl ze fanatiek wijzen naar de kostenbesparing die “de cloud” met zich kan meebrengen. Vlotte verkopers houden niet op met u te bellen omdat ze toch zo graag met u naar “de cloud” willen. Het klinkt aanlokkelijk maar wat betekent het nu echt voor u bedrijf als u die stap gaat zetten? Wij geven u een paar bedenkingen (van iemand die er al geweest is).

Het is alsof uw oudste dochter voor het eerst alleen op vakantie gaat. U moet haar ontbijt niet meer klaarmaken, maar hebt ook geen controle over welke jongeman dat nu wel voor haar aan het doen is.

1. Laat los

Naar de cloud gaan betekent loslaten. Door je applicatie/data in de cloud te hosten kan je een hele hoop zorgen (en kosten) rond infrastructuur en hosting “loslaten”. Falende airco’s in de serverruimte, hard- en software upgrades van het serverpark, licentiekosten en backup schema’s zijn maar een paar dingen die u eindelijk ‘uit handen’ geeft als u migreert. Maar u laat ook de controle los. Het enige wat u krijgt is een beschikbaarheidsovereenkomst (de cloud is ‘altijd’ online). Die 99.9999 procent uptime is natuurlijk geweldig maar gedurende die 0.00001 % downtime hebt u totaal geen controle. Zelden is er in de cloud sprake van een afgesproken downtime of maintenance window. Of het werkt of het werkt niet. En als het niet werkt kan u enkel wachten. Het is alsof uw oudste dochter voor het eerst alleen op vakantie gaat. U moet haar ontbijt niet meer klaarmaken, maar hebt ook geen controle over welke jongeman dat nu wel voor haar aan het doen is.

2. Neem genoegen met de standaard

Of u nu voor een PAAS (Platform as a Service) of een SAAS (Software As A Service) oplossing gaat, onthoud goed: Het blijven standaard smaakjes. De krachtige infrastructuur, de hoge uptime en de lage kosten zijn het gevolg van verregaande standaardisatie. De IT-diva’s van uw bedrijf (u kent ze wel, de heren dames die tot in de hoogste boom escaleren omdat ze een roze laptop willen wanneer iedereen een grijze heeft) gaan ongeacht hun connecties binnen het bedrijf genoegen moeten nemen met de deze nieuwe cloudstandaard die voor iedereen geld. Verder verliest u ook wat flexibiliteit. Een functionaliteit bijvoegen aan een cloud applicatie is niet langer een snel klusje voor de in-house programmeur. Wanneer cloudprovider X morgen beslist om functionaliteit Y te schrappen dan hebt u daar weinig of niets over te zeggen. Als u corporate communicatie-afdeling vindt dat het “blauw” van Sharepoint online niet overeenkomt met het “blauw” van uw bedrijfslogo, gaan ze heel wat windmolens mogen bekampen eer ze die slag thuishalen.

Nee! We kunnen er niets aan doen dat die labelprinter nu niet meer met de cloud applicatie werkt… Nee! Ook niet als u daar drie keer per dag voor belt.

3. Manage de verwachtingen van je gebruikers

Op veel gebieden kan een cloudmigratie een stap vooruit zijn, maar laten we een kat een kat noemen: veel cloudmigraties hebben een financiële trigger. Met de verlaging van de kosten komt ook een verkleining van specifieke functionaliteiten. Maak uw gebruikers niets wijs en communiceer duidelijk wat ze kunnen verwachten: ja, vanaf morgen heb je een Outlook client op je iPad. Nee! We kunnen er niets aan doen dat die labelprinter nu niet meer met de cloud applicatie werkt… Nee! Ook niet als u daar drie keer per dag voor belt.

4. Bandbreedte boven beschikbaarheid

Veel bedrijven werken nog met managed WAN solutions: relatief dure internetverbindingen met vaste beschikbaarheidspercentages. Een cloudmigratie kan aardig wat vragen van uw internetverbinding en de ingekochte capaciteit is misschien niet voldoende. Weeg daarom beschikbaarheid af tegen capaciteit. Het is soms handiger om een 100mbit verbinding te nemen zonder garantie op beschikbaarheid of capaciteit dan een 10mbit verbinding die wel die garanties heeft. Er zitten een aantal schakels tussen uw computer en de cloud. Waarom zou u die eerste schakel (uw managed WAN-lijn) willen ‘verzekeren’ terwijl u de andere schakels toch niet meer in handen hebt?

5. Het duurt allemaal wat langer dan verwacht

Wanneer u het financiële plaatje tekent van uw cloudmigratie, hou dan ook rekening met de doorlooptijd. Het zal even duren voordat u al uw data richting die magische cloudcentra gemigreerd hebt. Ondertussen gaat het werk natuurlijk gewoon door. Omdat ‘in-house’ en clouddiensten niet altijd met elkaar kunnen communiceren kan dit wel een probleem opleveren als u met één voet in de cloud en met de andere voet nog in uw datacenter staat.

Encrypteer uw data in de cloud als het ècht vertrouwelijk moet blijven.

6. Maak u geen illusies

Wie kan er aan onze bedrijfsdata? Waar worden onze files gehost in de cloud?… Dat zijn vragen die uw legal department uiteraard gaat stellen. Veel Europese bedrijven krijgen van cloudproviders de garantie dat hun data in “Europese datacenters” wordt opgeslagen en dus niet toegankelijk is voor de Amerikaanse overheid. Maat u echter geen illusies: wanneer de Amerikaanse overheid een Amerikaans bedrijf het bevel geeft tot “openmaken” dan gaan de datacenters open, ongeacht waar ze zich bevinden. Encrypteer uw data in de cloud als het ècht vertrouwelijk moet blijven.

We stappen over van “a la carte” dineren naar het nemen van de “dagschotel van de chef”.

Conclusie

Mijn persoonlijke ervaringen in cloudmigraties bij zowel grote als kleine bedrijven leerden me dat ze vooral een verandering in mentaliteit vragen. We stappen over van “a la carte” dineren naar het nemen van de “dagschotel van de chef”. In ruil voor de ontzorging op het gebied van infrastructuur krijgt de organisatie een voorgesneden-koek-oplossing op een beduidend grotere schaal. De CIO die vol trots aan zijn raad van bestuur aankondigt dat we “naar de cloud gaan” om kosten te besparen, moet ook paraat staan om die “ontzorging” te verantwoorden wanneer het voor het eerst goed fout gaat met de cloud. Want dan staat hij, samen met alle andere gebruikers machteloos te wachten tot ie het weer doet.

Grandpah: Whats an IT Guy

Just close your eyes for a second and imagine sitting in your rocking chair with one of your grandchildren on your lap. As she absently plays with her holographic Nintendo DS66 she asks you a very odd question : “Grandpa, what’s an IT GUY ? ” You look up startled, momentarily distracted from the Yahoo-Tube video you where watching on your transparent digital contact lenses… sigh and start telling the story of the old days .. When we still had “IT Guys”.

Although this example may look like science fiction, the Yahoo / Youtube merger is actually the more implausible factor in my example. The DS, The transparent contacts AND the question , are one day to be very very real.

…where everybody with a keyboard and a Geocities account suddenly became a “webmaster” or “web designer”…

In my 15 years on the job i’ve seen many changes in the landscape of the IT profession. From the time where single programmers wrote up an entire suite of bookkeeping software for a company (and holding that company ransom later because they where the only ones who knew how it worked) to the aftermath of the dot.com bubble where everybody with a keyboard and a Geocities account suddenly became a “webmaster” or “web designer”. I remember the time where I pondered wether or not I needed to get my MCSE certification or where I franticly tried to find the right pins on a motherboard to attach the cable or the power switch. In those 15 years a lot has changed. Not only has my career moved along , I started out as a Tech/Sales guy at a small computershop and am currently holding a position as Demand Manager for New Technologies at a Dutch multinational, the landscape we work in has also changed.

When I used to ponder about the future, I thought us ‘tech heads’ would become the predominant group in the workforce of the future. As I saw IT technology grab hold of society and sink its digital teeth into the soft underbelly of our communities, I wondered how many “techies” we would need to keep it all running… Lots of them… right ? But perhaps I was wrong. As It integrated our daily lives more and more, the techies started to vanish. Where at first every company still had “his own IT Crowd”, nudged away somewhere in the basement (yes, I’ve been there) and given the task of keeping the servers up and running while also taking care of the fish in the company pond (yes, i’ve been there too) , the first generation of outsourcing was taking its toll. I have seen Helpdesk departments go extinct, gradually replaced by outsourcing partners on the floor. And in time, I walked the floor of companies where they did not have any techies in house whatsoever. Every server was housed somewhere in a datacenter. Every user was remote supported and once in a blue moon you would see a nerdy looking guy with white patches around the knee section of their jeans, linger by the coffee machine. Only by those “white kneecaps” could you recognise a field engineer ( The white kneecaps are a result of kneeling down on carpets a lot to fix computers… i too have been there). Coming from an age where the ‘ in house’ IT guys where revered or hated by the entire company , but where everybody knew your name… it changed to a work floor where some strange kid you don’t know comes by to fix your computer.

But even the “White Kneecaps” will start to go extinct someday. As we start using computers that don’t “open up” anymore and use (mobile) operating systems that do not require reinstalling… the roll of our system engineers is starting to dwindle away. As we slide down (or should I say ascend) into the world of cloud computers, there services, and those of their brethren taking care of our servers in a datacenter… are becoming obsolete. Hard disks fail ? The data is in the cloud. Network goes down ? I’ll just pop in my 3G dongle. Laptop eaten by dog ? I’ll just pick up a fresh one, all I need to do is configure my account.

I too am a fallen angel that now walks between the users.

With the consumerization of IT, The second generation of outsourcing, the migration to the cloud and the fundamental change in how we approach and use technology… things will change for the “IT guys”. In my own career I have found I have become a diplomatic liaison between technology and users. Assessing their needs and seeing what can be used to meet their demands. Although I still have a technical background it are more my communication skills and creativity that help me find a solution, then actually popping open a case and yanking out some wires. I too am a fallen angel that now walks between the users. My jeans are a deep blue (even around the knees) and my hands are no longer scratched from the sharp edges inside PC casings. As I look to the future I wonder what interesting times lie ahead for us in the IT business. How our roll, that I’ve seen evolving from “bookkeepers” to “engineers” will go more and more into the realm of digital diplomats. Where we wield knowledge and insights about technology we might no longer truly understand.

I once said that a computer should be like a toaster. Easy to operate and possessing the simplicity of an appliance. As I punch in this blogpost on my iPad , I realise that my prophecy has come true. My iPad is a toaster. It just works and there is nothing to ‘fix’. And we don’t need IT guys in the next room to fix a toaster… or do we ?