Broodje digitaal: 6 richtlijnen om ICT succesvol in te zetten

Het leek een beetje een verhaal uit een Monty Python sketch, althans, voor een over-gedigitaliseerde nerd als ik, maar het is niets minder dan de waarheid: een vriendin had vorig weekend last van een hongertje en kreeg trek in iets lekkers uit de plaatselijke populaire broodjesbar.  Zuchtend keek ze al op tegen de lange rij waaraan ze op het middaguur met knorrende buik moest aansluiten. Stel dat ze nu eens online kon bestellen? Een paar muisklikken later vond ze het prachtige online bestelformulier van de broodjesbar.

“Het spijt ons mevrouw, die hebben wij nog niet behandeld. De bazin zet de computer altijd aan en vandaag komt die pas om 2 uur in de namiddag”.

Type broodje, beleg, sausje, specials… alles was met een muisklik te selecteren. Hoera! Nadat ze haar bestelling had verzonden trok ze moedig richting de gastronomische hotspot waar ze haar zinnen op had gezet. Ze stapte ze zelfzeker richting de toonbank (terwijl ze nog even minachtend keek naar de lange rij van aanschuivende digibete-mede-klanten) en vroeg watertandend of haar ‘online bestelling’ klaar was.

Het antwoord van de medewerkster achter de toonbank was ontnuchterend: “Het spijt ons mevrouw, die hebben wij nog niet behandeld. De bazin zet de computer altijd aan en vandaag komt die pas om 2 uur in de namiddag”.

Fictie? Kafka? verborgen camera? Helaas: het is een typisch voorbeeld hoe het belang van ICT en digitalisering totaal gemist kan worden binnen een bedrijf. Hou daarom deze 6 richtlijnen in het achterhoofd wanneer je gaat digitaliseren.

1. Koop in wat je echt nodig hebt

Kijk eerst heel goed naar wat je doet binnen je bedrijf. Welke dingen nemen veel tijd in beslag? Waar zou je door te digitaliseren de dingen kunnen versnellen of vereenvoudigen? Neem de antwoorden op deze vragen als leidraad voor je volgende ICT-investering. Je moet niet het nieuwste hebben omdat het “nieuw” is… je moet hebben wat je nodig hebt.

2. Laat je onafhankelijk adviseren

De verkoper van HP of Dell zal uiteraard zeggen dat zijn toestellen de perfecte (en enige) oplossing bieden voor hetgeen je wil bereiken. Maar hij/zij heeft dan ook een agenda… Verkopen. Neem vooraf  je offertes even door met een onafhankelijke consultant om het allemaal even te toetsen tegen hetgeen je echt nodig hebt. Een uurtje consultancy kan vele euro’s in een investering besparen.

3. Denk ook aan overmorgen

Denk niet alleen aan hoe je bedrijf er vandaag uitziet, maar denk ook aan overmorgen. Hoe zou ICT je in de toekomst kunnen helpen wanneer je gaat groeien? Meerdere vestigingen, meer personeel, nieuwe bedrijfstakken. Is je ICT oplossing ook schaalbaar?

4. ICT kan ook het voortouw nemen

Alhoewel de basis rol van ICT ligt in ondersteuning van de bedrijfsprocessen, zien we meer en meer dat ze ook gaat leiden. Digitale tools geven bedrijven opeens meer mogelijkheden, nieuwe klanten, nieuwe markten en nieuwe manieren om dingen te doen. Het blijft hier echter belangrijk om het verschil te zien tussen het volgen van voorbijgaande trends en het maken van duurzame strategische beslissingen.

5. ICT is geen ‘extraatje

Of het nu om een online bestelportal gaat of een Sharepoint-omgeving voor 2000 mensen: ICT is geen “extraatje” dat je inkoopt om “mee te lopen met de rest”. De kracht van het gebruik van ICT ligt niet in het feit of je nu de nieuwste of hipste oplossingen hebt, maar in hoeverre die oplossing ook rendeert. Dat rendement hangt af van hoe die ICT oplossing effectief ingezet wordt. Online bestellen is zinloos als niemand het nodig vind om de computer aan te zetten.

6. Neem je E-services ernstig

Een webshop die niet up to date is, een bestel portal die niet gecontroleerd wordt, een klant die aan de telefoon niet geholpen kan worden omdat “het systeem traag is”… Het zijn dingen die vandaag de dag niet meer door de beugel kunnen. Wanneer u de stap zet om te digitaliseren is het gebruiken van die digitale processen even belangrijk als het optrekken van uw winkel rolluik. De klant van vandaag is gewend aan services van bedrijven als BOL.COM, Amazon en Zalando. Het “niet ernstig nemen” van uw eigen E-service oplossingen is voor hen onvergeeflijk.

Inzetten van digitale technologie is geen extraatje. Het moet een wezenlijk onderdeel zijn van de visie en de strategie van je bedrijf.

Inzetten van digitale technologie is geen extraatje. Het moet een wezenlijk onderdeel zijn van de visie en de strategie van je bedrijf. Wie zijn we? Wat doen we? Waar willen we heen en hoe gaan we daar geraken? Dat zijn de basisvragen die het ontwerp, de inzet en het belang van ICT oplossingen bepalen. Deze antwoorden gaan gebruiken in het kiezen  (en inzetten) van een digitale oplossing is essentieel voor haar rendement.

Veel geld tegen een online bestelportal aangooien maar nalaten om de computer aan te zetten is een pijnlijk voorbeeld van hoe het mis kan gaan. Mijn vriendin is dan maar braafjes in de rij gaan staan en heeft haar bestelling nogmaals “mondeling” moeten doorgeven. Zelf had ik gekozen voor een broodje ‘Digitaal’ met in het midden een dikke lap visie, een strategiesausje en wat “opleiding” als beleg. Maar ik denk niet dat je dit broodje kan bestellen bij onze broodjeszaak, zelfs niet online.

Column: de Kompjoeter!

Volgens een studie zou de computer 50% van de Belgische jobs bedreigen. Maar is dat wel zo?

Toen ik gisteren de online pagina van de Standaard opensloeg zag ik de kop in grote letters staan “Computer bedreigt helft van de Jobs in België”. Ik waande me even in de jaren 70 toen de opkomst van de automatisatie (“Robots mijnheer, Robots gaan ons werk afpakken!”) DE grote angst was van de werkende bevolking. Had een krantenkop als deze nog wel een plaats in 2015? Klaarblijkelijk zat de angst voor de digitalisatie er ook bij de Standaard dik in want het merendeel van het artikel zat achter een pay-wall. Enkel wie (via de computer) had betaald kon (via de computer) het artikel lezen. Met die centen werden de journalisten die het artikel (op een computer) hadden geschreven, van een job voorzien. Proeft u de ironie al?

De Kompjoeter Jo! De Kompjoeter gaat ons allemaal vervangen!”

Gelukkig was een stuk van het artikel wel toegankelijk voor Jan modaal en wat ik daar las deed me een beetje denken aan mijn oude tante toen ze na 25 jaar dienst bij de “Dienst Douane en Accijnzen” opeens een computer op haar bureel geparkeerd kreeg. De angst om ‘weg-geautomatiseerd te worden’ zat er bij haar toen ook dik in. “De Kompjoeter Jo! De Kompjoeter gaat ons allemaal vervangen!” mompelde ze ongerust. Had ze gelijk? Waarschijnlijk heeft die computer op haar kantoor er onderhand aan bijgedragen dat de stoffige ijzeren dossierkasten en ratelende tijpmachines verdwenen zijn. De afname in het aantal douaniers heeft echter meer te maken met het wegvallen van de Europese grenzen dan met “Die boosaardige Kompjoeter!”

Bij wijze van experiment heb ik mijn poetsvrouw een dag vrijaf gegeven en mijn laptop aan de stofzuiger vastgeplakt.

Voor administratieve medewerkers, verkoops-assistenten huishoudhulpen en schoonmakers zou de extinctie nabij zijn volgens het artikel in de Standaard. Nu zie ik wel een digitale impact in de eerste twee beroepen maar frons de wenkbrauwen bij de laatste. Bij wijze van experiment heb ik mijn poetsvrouw een dag vrijaf gegeven en mijn laptop aan de stofzuiger vastgeplakt. Ik ben al een paar keer gaan kijken maar ik zie of hoor nog geen beweging in de woonkamer.

De digitalisatie zal zeker een verschuiving meebrengen maar eerder op basis van bedrijfsprocessen (en de optimalisatie er van) dan op het uitroeien van de werkende mens. Net zoals we de laatste eeuw verschoven van een “landbouw & arbeid” economie naar een “diensten & kennis” economie, zal ook onze kennis-economie een steeds snellere evolutie ondergaan. Het artikel berust meer sensatiezucht dan op onderbouwde inhoud want onderaan staat braafjes dat je de studie met een korreltje zout mag nemen.

Maar zoals de ‘ambacht’ van een scharenslijper niet meer bestaat, zo bestond de job van “Telenet installateur” vroeger ook niet.

De echte evolutie van de digitalisering is impact op de rol van IT (en de automatisatie) die dichter bij de business komt te staan. Automatisatie en digitalisatie zijn intrinsiek verweven in de core-business van bedrijven. Inter-connectiviteit door het internet heeft een wezenlijke impact op ons ons bedrijf en het gedrag van onze klanten. Er zullen bepaalde “beroepen” verdwijnen, maar daarom geen arbeidsplaatsen. Maar zoals de ‘ambacht’ van een scharenslijper niet meer bestaat, zo bestond de job van “Telenet installateur” vroeger ook niet. Beroepen komen en gaan. Dus laten we ophouden met dit soort bangmakerij dat mensen enkel drijft tot het afremmen van digitale innovaties. De toekomst komt steeds sneller op ons af en we moeten ons dus ook steeds sneller kunnen aanpassen.

Maar ik moet nu gaan… mijn vrouw vraagt hoe het komt dat de woonkamer er zo stoffig bijligt en waarom de laptop op de stofzuiger geplakt is. Ik denk dat het tijd is om de poetsvrouw te bellen. Als dat beroep tenminste nog bestaat!

Link: het artikel van De Standaard