Vergaderen met de borsten bloot

‘Topless vergaderen wint aan terrein’. Het was even slikken toen ik die krantenkop voorbij zag komen. Gelukkig ging het niet over hippe CEO’s die met ontblote bierbuiken en uitstekende harige navelholtes saaie Powerpoints stonden toe te lichten voor een geboeid publiek. Het kon, want mensen doen soms vanalles om de aandacht van hun publiek te vangen.

“Topless vergaderen” gaat over de nieuwe trend om te vergaderen zonder laptops of telefoons. Een soort van ambachtelijk vergaderen, net zoals in de tijd VOOR de computers, toen een groot deel van de dieren ook nog spraken. Het zou productiever zijn… maar is dat zo?

Lets face it. Laptops en smartphones zijn de meest geweldige uitvindingen om onze productiviteit te verhogen.

Lets face it. Laptops en smartphones zijn de meest geweldige uitvindingen om onze productiviteit te verhogen. Je doet een monsterdeal met je voeten in het Gardameer en kunt je kwartaalcijfers bekijken vanop de Mont Ventoux. Maar die dingen zijn ook een fenomenale bron van afleiding en entertainment, zeker als je meeting zo saai is dat iemand die hersendood is goed kan volgen.

Vaak genoeg ontaard een vergadering dan ook in een monoloog van diegene die wat te vertellen heeft terwijl de rest lekker zit te klikken, te surfen, te appen of op het internet naar de eerste foto van een zwart gat zit te loeren. Zo lang het maar interessanter is.

Maar smijten we het kind niet met het badwater weg als we alle digitale devices uit de boardroom bannen?

Maar smijten we het kind niet met het badwater weg als we alle digitale devices uit de boardroom bannen?
Wanneer je data in de Cloud staat en je processen digitaal zijn is dat niet zo makkelijk. Snel iets opzoeken om een argument toe te lichten? Verkoopcijfers erbij halen? Je moet op cruciale momenten wel beschikken over de gegevens die je nodig hebt. Want beslissen zonder alle feiten is ook geen goed idee.

Wanneer mensen “wegklikken” tijdens een meeting is dit een signaal dat de meeting (voor hun) niet productief is of dat ze onvoldoende betrokken zijn in het proces. En dat ligt vaker aan de vergadering, dan aan de digitale middelen. Maar hoe fix je dat nu?

Vergader vaker

De maandelijkse monstervergadering prijkt alweer 3 weken op mijn kalender. Een draak van een meeting bij de klant waar we het gaan hebben over alle dingen die de afgelopen maand gebeurd zijn. Wat speelt er binnen het bedrijf en hoe is het met de 6e baby van de wandelende kraamafdeling die tussen zwangerschapsverloven door wel eens aan de receptie zit.

De hoeveelheid informatie die er te verwerken valt is soms al zo lang geleden dat mensen het vergeten zijn of dat het niet meer relevant is. Hou zo een meeting (als ze nodig is) wekelijks. Dan is alles wat je bespreekt up to date en kan je acties veel strakker opvolgen.

Hou het zo kort mogelijk

Maar maak die vergaderingen dan wel een stuk KORTER. Als Mega Mindy elke week Mega Meetings zou houden zou er niet veel tijd overblijven in de aflevering om boeven te vangen. Onze mede millenials hebben een aandacht curve van een goudvis op speed. De gemiddelde medemens gaat na 18 minuten al in zijn hoofd op vakantie. Een meeting van een uur is eigenlijk al te lang. Test eens wat je gedaan krijgt op 18 minuten?

Heb een agenda

Niets is zo beledigend als een leeg vergaderverzoek. “Kom hier een uur zitten, ik vertel je niet waar het over gaat, maar we doen dit spul iedere 2 weken”. Dat is wat je eigenlijk uitkraamt als er geen duidelijke agenda voor je meeting is. Ik heb er een punt van gemaakt om bij elk leeg vergaderverzoek aan de organisator te vragen of er een balonnenclown of springkasteel aanwezig is want anders is er geen reden om langs te komen.

Een agenda geeft je deelnemers de kans om de waarde van de meeting in te schatten en zich voor te bereiden. Voor de organisator is het ook een oefening in beheersing om strak te kiezen wat belangrijk is om te bespreken en wat niet.

Trap het af

Mensen die “Weg-appen” tijdens een meeting doen dat omdat ze waarschijnlijk geen meerwaarde zien in de discussie of dat ze er niets aan kunnen bijdragen. Vaak nodigen we een resem mensen uit in een meeting en bespreken we punten die niet relevant zijn voor iedereen. Maak als organisator een agenda op voor de meeting waarbij je EERST de punten bespreekt die voor iedereen relevant zijn en daarna meer specifieke topics gaat behandelen. Zo kunnen je deelnemers gestaag “uitstappen” uit de meeting en blijf je werken met een groep die relevant is voor het thema waar je het over hebt.

Want we hebben geen saaie meetings omdat mensen zitten te appen of te surfen, we appen of surfen in een meeting omdat de kwaliteit van de vergadering ondermaats is.

Mompel rustig tijdens de meeting dat alle vakanties zijn ingetrokken en je gaat zien dat er nog weinig deelnemers zijn die Facebook opeens boeiender vinden dan je Powerpoint.

Test het voor de grap even zelf. Mompel rustig tijdens de meeting dat alle vakanties zijn ingetrokken en je gaat zien dat er nog weinig deelnemers zijn die Facebook opeens boeiender vinden dan je Powerpoint.

Maak van je meetings korte krachtige briefingmomenten waar de deelnemers een bijdrage kunnen leveren aan voor hen relevante topics. Zo kan jij het truitje aanhouden en hoeven we het nooit meer te hebben over “Topless Vergaderen”.