Digitaal Ruitjespapier.

“Ja hoor Mijnheer Hendriks! Wij zijn zeker mee met onze tijd!” Trots rolt de uitspraak uit de mond van een ondernemer terwijl hij me vol trots toont hoe en ambachtelijk administratief proces van stockbeheer vervangen is door zijn digitale tegenhanger. “Wij innoveren! Roept hij lachend”

“Ja hoor Mijnheer Hendriks! Wij zijn zeker mee met onze tijd!”

Ik glimlach empathisch en bedenk hoe ik straks zijn digitaal enthousiasme ga moeten confronteren met de keiharde realiteit: Hij is helemaal niet goed bezig. Zijn bedrijf is net overgestapt op digitaal ruitjespapier.

Digitaliseer niet alleen de voorkant

Stockbeheer was een pijnpunt voor het bedrijf. Bijhouden wat ze moesten aankopen, hoeveel voorraad er was en wanneer ze moesten bijbestellen deden ze “Oldschool”. De zaakvoerder “wandelde” door het magazijn en ging dan ‘op buikgevoel’ doorgeven aan de orderdienst wat er aangekocht moest worden.

De grote digitale doorbraak kwam er toen ze het in een spreadsheet konden doen. In plaats van papier zat alles nu in een Excel document, dat ze manueel moesten bijhouden. Bestellingen deden ze per mail, en die werden dan weer getrackt in .. een andere Excel sheet. Bestellingen van klanten hielden ze nu ook niet meer bij op papier, maar in NOG een (u kan het raden) Excel sheet. Resultaat? Ontzettend veel overtypwerk. “Maar wel Digitaal hé, Mijnheer Hendriks!” Jazeker mijnheer de ondernemer.

Digitaliseer het proces

Digitaliseren is meer dan oude wijn in nieuwe vaten. Dit soort toestanden helpen je als bedrijf geen meter vooruit. De foutmarge is er nog steeds en in plaats van een kribbeltje mogen je werknemers nu wat gaan tokkelen op een toetsenbord. De extra kopzorgen van corrupte files en verloren backups krijg je er gratis bij. De crux bestaat er in om naar heel het proces te kijken. Wat kunnen we daar versnellen, optimaliseren of verwijderen?`

Men keek me aan alsof ik net van een andere planeet was geland. Nou, Take me to your leader!

Ik vroeg me daarom af of ze er al aan gedacht hadden om de leveringsbonnen rechtstreeks te koppelen aan de centrale stock en of we misschien een paar van die spreadsheets aan elkaar konden koppelen?  Het waren voor de hand liggende vragen die de werklast van secretaresse Nellie beduidend konden verlagen. Men keek me aan alsof ik net van een andere planeet was geland. Nou, Take me to your leader!

 

Nu moet je wel opletten als je “aan de knoppen gaat draaien” want Nellie zag de bui al hangen.

Digitaliseer de mindset

Nu moet je wel opletten als je “aan de knoppen gaat draaien” want Nellie zag de bui al hangen. Ze deed al 100 jaar hetzelfde werk (nu in Excel) maar “die computermijnheer” met zijn moeilijke vragen zou haar “traditie” wel eens kunnen door elkaar gooien.

Digitale transformatie is soms ook digi-denken: Je personeel meekrijgen om hun huidige manier van werken in vraag te stellen en kijken hoe IT hun kan helpen om de dingen anders (en beter) te doen.

Digitale transformatie is je afvragen “waarom”

Ik kom deze waanzin overal tegen.

Nu kan je me wel verwijten dat ik weer langsgegaan ben bij één of andere landelijke boeren-kmo waar de gloeilamp nog een nieuwigheid is, maar ik kom deze waanzin overal tegen. Een verlofdagje inplannen bij een Belgische grootbank? 1 verlofsysteem, 2 mailtjes naar je collega’s en het dan nog eens manueel in knallen .. in Excel. Je komt dit soort waanzin nog altijd tegen omdat niemand zich de vraag stelt: “Waarom doen we dit in godsnaam?”

Bezint voor ge begint

Dus stel jezelf die vraag eens?  Moeten we XYZ uberhaupt nog wel doen? Heeft dat wel zin? En als het antwoord daar JA op is, kan je de tweede vraag stellen: Moeten we het ZO nog wel doen of kan het beter? Als je digitaal gaat verbouwen heb je de kans om het allemaal eens eerst even op een rijtje te zetten. Doe dat! Ook al is het analoog op post-it’jes en een flipover. Stel jezelf (en je personeel) de vraag WAAROM jullie het zo doen en waarom het niet anders kan. Die vragen zijn nog veel belangrijker dan in kaart brengen “hoe” je iets doet. Want digitalisatie zonder optimalisatie van het proces is het ideale recept voor “Digitaal Ruitjespapier”.

 

Ook hulp nodig om je bedrijf digitaal te optimaliseren? Neem gerust even contact met ons op. We helpen je met het hoe en het waarom 🙂 #brainrangershelpt